谈高校院系·行政秘书执行力的提升●胡虹高校是一个教书育人的地方，是用知识说话的地方，高校院系的行政管理人员如果没有智慧、没有修养，就很难搞好院系内部的行政管理工作。因此，对院系行政秘书来说，具有较强的智力型人事控制能力就显得尤为必要。而要具备这一能力，就要具有良好的人格魅力与较高的辅政水平。为此，行政秘书要努力加强自身修养，提高自己的影响力，用人格影响力来实现管理目标。行政秘书是在代表院系管理层行使职权，在管理层与教师之间做着沟通联络工作。行政秘书对院系管理层的影响，不但取决于内部架构，而且取决于行政秘书自身的知识水平和能力。行政秘书所处的位置，使得他们有机会了解院系的行政全貌，有条件掌握所有事件的来龙去脉，有能力利用自身的权力和影响力处理一各种棘手问题。但是，对院系办公室事务的处理常常不在于决策而在于执行，执行的关键又在于细节的恰当拿捏。秘书的职业化就是在处理事务的细节中体现出来的，没有细节上的要求，职业化就是一句空话。因此，把握好细节是秘书提高行政执行力并获得成功的基础。一．对行政资源的有效整合是提升行政秘书执行力的关键从某种程度上讲，秘书工作的本质就是协调与沟通。因此，协调整合内外部行政资源，促使行政效能最大化，行政环境最优化就成为秘书执行力提升的目标所在。秘书工作执行力的提升主要有三种途径：一是对领导新思路、新想法的细化和执行，二是秘书自身创新性思维、创造性劳动的实现，三是对群众智慧的吸纳推广。秘书工作执行力的提升，是确保工作成果符合单位实际需要，确保领导意图得以执行的关键。策划在秘书工作中的价值，就是对身边行政资源的深度挖掘和整合利用，从而实现资源的最佳配置和效益的最大化。上述提升秘书工作执行力的三条途径归结到一点，实际上就是资源的整合利用。为什么要整合行政资源呢?应该说太多的部门或单位的管理还是比较粗放的，尤其是政府和事业单位的行政部门，因行政资源浪费导致行政执行力不足、行政效能低下的问题相当普遍。这一现象在高校表现得尤为明显：一是一些行政工作人员根本没有认识到自身就是发展环境的重要组成部分，办事拖拉、作风不实、态度冷漠，差错不断；二是抱着陈旧的管理观念：不从服务对象的角度考虑问题，只知机械地拿行政条文行事，不研究，不主动出主意、想办法。这一系列问题不解决，行政执行力就不会有大的提升。内部行政资源的整合创新，完全可以借鉴企业管理理念，将1S0900l质量管理标准引入行政管理中，以实现创新管理，优化政务、提升质量的目的。比如，我们按照IS09001国际质量体系“过程控制”的原则制定了包括质量手册、程序文件、作业指导书等在内的一系列文件，这些文件对院系行政管理各领域实现了无缝隙覆盖。；如何整合行政资源呢?整合行政资源实际上就是加强行政执行力和行政流程建设，着眼于建立行政效能长效管理机制。笔者认为，高校院系行政秘书工作的制度建设是提高行政效能的基础，没有严格的制度就没有管理工作的规范化．针对院系后勤服务和行政事务管理琐细且耗力耗时的特点，我们通过职能整合将其分为两类：一是管理类事务，即行政事务管理与后勤服务的规章制度及管理办法的拟定及组织实施，院系后勤服务的组织管理，院系办公用品的采购、保管和分发，院系综合治理工作，院系固定资产、车辆管理及驾驶员管理培训等。二是服务类事项，包括：(1)院系领导及各部门用车调度，各类会议的会务准备与服务，来宾接待等，这是院系行政秘书服务工作的主要内容；(2)办公环境的安全保卫、环境卫生、日常保洁、报纸邮件收寄分发、水电暖设施的检查维修等，这是行政服务的辅助；内容。为了将院系行政人员从繁杂的事务性服务工作中解放出来，我们尝试将辅助性事务委托社会化物业管理企业管理，这样行政辅助服务职能就转变为对物业管理企业的管理与监督。二．高校院系行政秘书执行力的具体表J现，执行力是高校院系行政秘书岗位价值的直接体现。要提升行政秘书的执行力，就要明确执行什么内容即行政秘书的职责范围及权限。从传统意义而言，高校院系行政秘书的工作职责包括：(1)行政公文处理：公文的传递和信息资料的保存，院系对内、对外发文的草拟、审校和印发。(2)行政会议流程控制：安排行政会议，准备资料，做会议记录或主持会议，整理会议纪要，负责会议接待，会议记录、纪要的下发。(3)行政沟通：对院系内外事务的协调及紧急情况的处理，负责院系的公关和外联事务。(4)行政执行：分解和落实院系行政任务，负责制订并督促实施各项行政制度，管理办公环境，配置办公设施，负责办公室内的日常接待及函电文件的处理．完成院系高校秘q5管理层交办的事务，选择和采购办公用品及办公设备，对院系行政工作的具体计划和时间实施控制，具体进行目标考核，起草、打印、发布各类行政文件，利用各种技术手段维持信息的畅通和从事信息的搜集、整理、归档及利用。(5)行政代理：在院系管理层的授权下，负责审核有关文件资料并签署意见，出具高校院系行政证明，做好院系管理层人员外出期间的日常管理工作，对授权范围内的事务做出正确处理，在院系管理层人员外出期间对超出授权范围的事项及时向院系管理层汇报并按院系管理层的指示处理，审核各类合同并做出正确处理，协调与平衡行政系统内务部门之间的工作关系。(6)行政辅助：根据院系行政机构规模及院系管理层要求，做好日常人力资源管理工作，负责制订院系行政组织架构、运作流程及岗位设置、任职资格、考核办法、薪酬待遇标准等方案，负责新员；亡的招聘、培训及劳动合同、社保手续等的办理，负责劳动人事，考勤汇总，工薪管理、员工教育、职位变动、人员调整、工薪调整、福利事务等日常管理工作，负责员工档案资料的登记、审核和保管，做好后勤管理丁作，妥善处理劳资关系等。随着高校院系结构的大幅调整，高校的管理重心逐渐向院系下沉，院系行政秘书的工作越来越重要。从院系的角度来说，行政秘书工作已经影响到在新的模式下高校院系领导资源的配置与开发。因此，高校院系行政秘书的执行力水平就成为衡量高校行政执行力水平的一个重要指标。行政秘书执行力的体现重要的不是去区分什么是分内的事什么是分外的事，而是要对二者一视同仁地积极对待，在职责范围内充分发挥自己的作用，本着认真负责、尊重他人的态度妥善处理各项事务，把院系的行政工作做好。角色意识是行政秘书执行力的职业体现。行政秘书作为一种管理性质的职务，其工作更侧重于高校院系行政内部管理，因此将其称为院系“管家”并不为过。高校院系规模大小不、；．《秘书之友》200／年第{期45

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